K2 Sistemas - Empresa de Consultoria em Tecnologia de Informação, Rio de Janeiro - Brasil.

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Integração no Acompanhamento de Processos das Operadoras de Planos de Saúde

O projeto consistiu na especificação da sistemática a ser utilizada pela Agência Nacional de Saúde Suplementar no acompanhamento dos processos das Operadoras de Planos de Saúde, de forma a facilitar diversos processos de trabalho da Diretoria de Normas e Habilitação dos Produtos da Agência Nacional de Saúde Suplementar (DIPRO/ANS). Visa unificar o acompanhamento dos processos compostos por documentos entregues em papel e por arquivos de dados entregues por meio eletrônico.

Os processos compostos por documentos entregues em papel são registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e a entrega de arquivos de dados entregues por meio eletrônico geram outros protocolos eletrônicos. Para a implantação de sistemática unificada, o trabalho propôs duas soluções. A primeira, mais imediata, visa permitir a associação entre os documentos cadastrados no SIPAR e os protocolos eletrônicos emitidos pelos sistemas da DIPRO, de forma a caracterizar as várias entregas e compor um único processo de análise. A segunda solução exige uma alteração mais profunda nos processos atuais e repercute na relação entre a ANS e as Operadoras de Planos de Saúde. Define o processo necessário para que os documentos entregues em papel possam ser entregues em meio eletrônico, substituindo gradualmente o processo realizado por manipulação de papel.

Como subsídio para a especificação das sistemáticas de acompanhamento, foram realizados:

· O levantamento das características do Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde, que é o sistema de registro de recebimento e de trâmites de documentos da ANS;
· O acompanhamento das rotinas de recepção e validação dos arquivos enviados pelas Operadoras de Planos de Saúde para cada um dos sistemas sob responsabilidade da DIPRO, segundo os normativos da Agência e a especificação destes sistemas;
· O levantamento das características do protocolo eletrônico gerado pelos sistemas sob responsabilidade da DIPRO;
· A análise, para cada processo entre a DIPRO e as Operadoras, dos tipos de documentos trocados, visando classificar os documentos tramitados.

Benefícios

Quando de sua implantação o projeto trará os seguintes resultados:

· Unificação dos processos de trabalho;
· Simplificação do controle de documentos;
· Agilidade nos processos, reduzindo os atrasos na obtenção das informações necessárias para se completar uma tarefa;
· Substituição gradual da geração, manuseio e processamento de documentação em papel por documentação em meio eletrônico, de forma a reduzir as ineficiências nos fluxos de processos.

Resultados obtidos

Atualmente, quando um processo é composto por entrega de documentos em papel e envio de dados em formato eletrônico, são disparados dois processos distintos e não há integração entre os protocolos. Assim, os processos que incluem entrega de documentos em papel e envio de arquivo eletrônico de dados demandam acompanhamento através de dois sistemas distintos.

O projeto propôs que todos os sistemas de acompanhamento dos protocolos eletrônicos da Diretoria de Normas e Habilitação dos Produtos da Agência Nacional de Saúde Suplementar permitam a associação desses aos documentos cadastrados no SIPAR, de forma a caracterizar as várias entregas como um processo único.